1. Her konuşulan şey tutanağa aynı ağırlıkla girmez
Veli toplantısında çok sayıda soru, açıklama ve ara not oluşur. Bunların hepsini belgeye taşımaya çalışmak tutanağı yorucu hale getirir.
Tutanakta asıl önemli olan; toplantının konusu, ortak bilgilendirme başlıkları ve karara bağlanan noktaların açık görünmesidir.
2. Tutanağın omurgası sade olmalı
Bu yapı korunursa belge hem kısa kalır hem de gerektiğinde kolayca geri dönülüp okunabilir.
- Toplantı tarihi ve sınıf bilgisi
- Görüşülen ana başlıklar
- Velilere yapılan ortak bilgilendirmeler
- Kararlaştırılan veya takip edilecek maddeler
3. En sık hata: aynı şeyi iki farklı başlık altında tekrar yazmak
Toplantıda konuşulan bir konu hem açıklama bölümüne hem karar bölümüne tekrar tekrar girince tutanak uzar ama güçlenmez.
Bu yüzden bir madde gerçekten karar mı, yoksa sadece bilgilendirme mi önce buna karar verin. Sonra belgeye tek yerde yazın.
4. Son okumada şu soruları sorun
- Sınıf ve dönem doğru mu?
- Toplantı tarihi net mi?
- Karar gibi görünen ama aslında bilgilendirme olan maddeler ayrıldı mı?
- Belge gereksiz tekrar içeriyor mu?