1. Tutanağı toplantı sonrası değil, toplantı mantığıyla kurun
Tutanak hazırlarken yapılan en temel hata, önce rastgele not almak, sonra belgeye dökmeye çalışmaktır. Bu yöntemle yazılan metinler çoğu zaman tekrar eder ve karar kısmı zayıf kalır.
Daha doğru yaklaşım; belgeyi gündem, değerlendirme ve karar akışıyla önceden düşünmektir. Böylece toplantı sırasında hangi bilginin nereye yazılacağı daha net olur.
2. Karar maddeleri gerçekten uygulanabilir olmalı
Zümre tutanaklarında çok genel, yuvarlak ve herkes için geçerli cümleler belgeyi uzatır ama güçlendirmez.
Bunun yerine branşa, döneme veya sınıf düzeyine gerçekten karşılık gelen kararlar yazmak daha güvenilir görünür. Kısa ama somut ifadeler hem idare için hem öğretmen için daha kullanışlıdır.
- "Öğrenci başarısı artırılacaktır" yerine uygulanacak yöntem yazın
- "Gerekli önlemler alınacaktır" yerine kim, neyi takip edecek belirtin
- Aynı karar maddesini farklı cümlelerle tekrar etmeyin
3. Branş ve kademe bilgisi tutanağın omurgasını değiştirir
İlkokul, ortaokul ve lise için aynı zümre yapısı düşünülmemelidir. Belgede kullanılan başlıklar, karar dili ve öncelikler kademeye göre değişebilir.
Bu yüzden hazır şablon seçerken önce dönem, sonra branş veya kademe seçmek belgeyi daha doğru noktadan başlatır.
4. Tutanak tamamlandıktan sonra bu üç kontrolü yapın
- Toplantı tarihi, dönem bilgisi ve branş doğru mu?
- Karar maddeleri kısa, net ve tekrarsız mı?
- İmza alanları ve yönetici bilgileri eksiksiz mi?